Учёт расчётов с подотчётными лицами является частью бухгалтерского учёта расчётных операций с персоналом. Данный вид контроля финансовых средств организации, регулируется на основании закона «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, приказа Центрального банка России и другими нормативно — правовыми актами, положениями, приказами.
Суть учёта расчетов с подотчётными лицами заключается в контроле движения денежных средств, выданных в подотчёт на командировочные, административные и хозяйственные расходы. Бухгалтерия фиксирует то, каким образом сотрудники отчитались за полученные суммы, в какие сроки и в каком объёме. Даты записей в отчётной документации должны соответствовать приложенным формам, подтверждающим факт произошедших расходов.
Принимая на аутсорсинг услугу учёта и аудита расчётов с подотчётными лицами, специалисты “Компания Аквитенс” строго контролируют все расчёты с сотрудниками. Регистрация и сверка выданных или полученных сумм выполняется безошибочно, своевременно и в полном объёме. Документальное оформление происходит согласно всем требованиям законодательной базы Российской Федерации.
Принципы выдачи подотчётных сумм
Подотчётные суммы — это денежные средства, необходимые сотруднику организации, для выполнения той или иной задачи, порученной руководством. В зависимости от ситуации, это может быть как финансовая компенсация командировочных расходов, так и средства, выданные на закупку материалов (канцтоваров, бензина, техники и прочих хозяйственных расходов).
Существует перечень принципов, которые в обязательном порядке учитываются при совершении операций с подотчётными суммами:
- Деньги могут быть выданы только работникам организации, указанным в распоряжении руководства;
- Выдавать наличные средства в подотчёт имеет право только определённый сотрудник;
- В обязательном порядке должны быть обозначены предельные суммы, которые нельзя превышать;
- Сотрудник имеет право получить новую сумму только после того, как полностью отчитался за предыдущую;
- При ведении подотчётных расчётов и составлении документов, должны быть соблюдены все правила и сроки, установленные законодательством.
Для того, чтобы получить денежные средства, работник обязан написать заявление на выдачу, в котором указываются цели и суммы расходования.
Виды и формы расчётов с подотчётными лицами
Подотчётные лица — это сотрудники имеющие право получать денежные средства на постоянные траты в той сумме, которая определяется самим руководителем. Круг подотчётных лиц устанавливается внутренним приказом организации один раз в год.
Отчётность данных лиц перед компанией происходит согласно формам авансовых отчётов, к которым прикладываются чеки, удостоверения и билеты, подтверждающие произошедшие расходы.
Выдача средств может производиться из кассы в наличной форме, на основании расходно — кассового ордера. Также возможен перевод с расчётного счёта предприятия на банковскую карту работника, в безналичной форме. Сроки по сдаче авансового отчёта выбирает руководство организации.
Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами в “Компания Аквитенс”
При проведении аутсорсинга учёта расчётных операций с материально ответственными лицами, специалисты “Компания Аквитенс” оформляют исключительно ту документацию, которая установлена законодательством.
Мы осуществляем функцию контроля и проверки учёта денежных средств поэтапно:
- Проводим инвентаризацию;
- Просчитываем остатки;
- Проверяем правильность и полноту оформления авансовых отчётов;
- Выводим остаток и сверяем его с тем остатком, который указан в документации;
- Предоставляем полученные результаты руководству организации.
Данная система работы позволяет грамотно организовать учёт расчётов с подотчётными лицами. Мы имеем возможность наиболее детально и качественно провести сверку, анализ, а также расчёт подотчётных сумм, чтобы не упустить ни малейшей детали. Наши специалисты оказывают бухгалтерские услуги в Нижнем Новгороде, Москве, Ростове-на-Дону и по всей России.