Услуга виртуального секретаря способствует оптимизации бизнес-процессов, рациональному использованию рабочего времени и снижению затрат на штатных работников. Суть данного сервиса заключается в том, что подготовленный специалист осуществляет прием звонков, грамотно консультирует звонящего, принимает/отправляет корреспонденцию по электронной почте, перераспределяет входящие вызовы и выполняет другие функции, находящиеся в компетенции секретаря. Это позволяет всегда находиться в курсе важной информации, даже если Вам приходится часто отлучаться из офиса.
Преимущества удалённого секретаря:
- Нет необходимости в найме секретаря и содержании для него рабочего места;
- Экономия на налогах, заработной плате, социальных выплатах, аренде офиса;
- Во время переговоров соблюдается корпоративная культура организации клиента и правила телефонного этикета;
- На звонки отвечает группа специалистов, а не один оператор, благодаря чему мы можем проконсультировать нескольких клиентов одновременно;
- Наш менеджер не уйдёт в отпуск, не попросит больничный и никогда не подведёт Вас.
Для кого это нужно
Преимущественно, данной услугой пользуются руководители, которые совсем недавно начали свою деятельность и не располагают средствами на содержание штата собственных сотрудников. Также, секретарское обслуживание заказывают крупные организации, не справляющиеся с большим потоком звонков или фирмы, временно оставшиеся без штатного секретаря по причине увольнения, болезни, отпуска. Во всех этих случаях, удалённый менеджер станет оптимальным решением для бизнеса.
Что мы предлагаем
Аутсорсинговая “Компания Аквитенс” предлагает дистанционные услуги секретаря, чтобы Вы переложили часть своей работы на нас и полностью посвятили себя развитию бизнеса. Удалённый помощник сделает всё возможное, чтобы клиент не переживал о пропущенных звонках и переполненной почте. Делегируйте свои задачи опытному специалисту и будьте уверены, что ни одно сообщение клиента не останется без внимания.
Основные обязанности, которые выполняет наш сотрудник:
- Приём, обработка, сканирование документов;
- Отправка корреспонденции по указанному адресу;
- Прием входящих звонков;
- Мониторинг электронной почты;
- Составление расписания руководителя;
- Напоминание о предстоящих встречах;
- Переадресация вызовов;
- Выполнение прочих заданий в рамках договора.
Этапы сотрудничества
Наша компания предоставляет услуги секретаря и дополнительные опции на абонентском обслуживании, то есть ежедневно выполняет поручения в течение месяца с последующим продлением, либо, Вы можете делегировать нам единоразовые задачи.
На практике это выглядит следующим образом:
- Вы заказываете у нас данную услугу;
- Наш специалист предоставляет Вам консультации по всем возникающим вопросам;
- Оформляется договор сотрудничества;
- Мы профессионально исполняем свои обязательства;
- Секретарь ежедневно формирует для Вас отчёты о проделанной работе.
Алгоритм работы секретаря
Менеджер “Компания Аквитенс” принимает входящие вызовы, уточняет цель звонка и кому он адресован. Затем, он переключает звонок на нужного сотрудника, либо записывает информацию от клиента, чтобы передать её руководству организации.
Услуги секретаря представляют собой конкретный алгоритм действий:
- Приветствие звонящего;
- Получение информации;
- Соединение по одному из номеров руководства;
- В случае если адресат не может ответить на звонок, оператор фиксирует сообщение от звонящего и отправляет его на почту адресата.
Кроме того, специалист ежедневно занимается письмами, поступающими на электронную почту. Мы отсортируем сообщения и передадим руководителю только самые важные письма, требующие внимания. Вся рутинная работа, в зоне нашей ответственности, будет выполнена максимально качественно, согласно Вашим пожеланиям.